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Personalassistenz (m/w/d) in der Personalabteilung

Werde Teil vom #TeamHODEY!

Aufgaben

Zu Deinen Aufgaben gehören insbesondere:

Bewerbermanagement:
- Sichtung und Vorauswahl von Bewerbungsunterlagen.
- Terminierung und Abstimmung von Vorstellungsgesprächen mit Führungskräften.
- Nachverfolgung und Feedback zu Bewerbungsgesprächen.
- Kommunikation mit Bewerbern und Koordination des weiteren Prozesses (Arbeitsverträge usw.).
Koordination und Verwaltung von Onboarding-Prozessen:
- Terminierung und Koordination aller offenen Aktionen gemäß Checkliste (z.B. Arbeitsplatzvorbereitung, IT-Ausstattung).
- Abstimmung des Kalenders zwischen Vorgesetzten und neuen Mitarbeitenden.
- Planung der ersten Wochen in enger Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und den Vorgesetzten.
Unterstützung bei der Weiterbildung und Schulungsplanung:
- Nachhalten von Schulungsplänen und Einholen von alternativen Schulungsangeboten.
- Pflege der Personaldokumente und regelmäßige Aktualisierung in Abstimmung mit Vorgesetzten und Personalleitung.
Koordination Ausbildung
- Verantwortlich für die Organisation und Strukturierung unseres Ausbildungsprogams und Ansprechpartner für die Auszubildenen.
Vorbereitung von Maßnahmen zur Beendigung von Arbeitsverhältnissen:
- Erstellung und Vorbereitung von Arbeitszeugnissen
- Schnittstelle zu offiziellen Behörden bei relevanten Angelegenheiten
Organisation von Mitarbeiterwertschätzungsaktionen:
- Vorbereitung und Koordination von Maßnahmen zur Anerkennung von Mitarbeitenden (z.B. Jubiläen, Geburtstage)
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Gehaltsrunden und Mitarbeitergesprächen
Verwaltung der Personal Management Software HR-Works

Qualifikation

Das zeichnet Dich aus:

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit einer Zusatzqualifikation im Personalwesen oder ein abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt Personal
Du bringst bereits Berufserfahrung im Personalwesen mit, insbesondere im Bewerbermanagement und in der Personaladministration
Du besitzt über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
Du bist kommunikationsstark und pflegst ein professionelles Auftreten im Umgang mit Bewerbern und internen Stakeholdern
Du hast eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen
Diskretion und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen sind Dir selbstverständlich
Der Umgang mit MS Office ist dir vertraut
Optional: Du hast Erfahrung im Umgang mit HR-Works und DATEV